Soms wilt u misschien een brief maken die u naar veel verschillende mensen stuurt, maar u wilt dat bepaalde delen ervan voor elke geadresseerde worden geïndividualiseerd: delen zoals de begroeting, naam, adres, enz. In Word taalgebruik, dit betekent dat u een standaardbrief moet maken, wat heel eenvoudig is.

Voordat u aan de slag gaat met standaardbrieven, moet u ervoor zorgen dat u al een database heeft met alle velden die u wilt opnemen. Een database kan zo simpel zijn als een Excel-spreadsheet met kolommen voor voornaam, achternaam, adres, enz.

Word kan gegevens importeren uit Excel, Access en tekstdocumenten. Als u nog geen database-setup heeft, kunt u deze altijd in Word maken, en ik zal u laten zien hoe u dit moet doen.

Maak standaardbrieven in Word

Maak om te beginnen een document met de standaardtekst erin, zoals de voorbeeldkerstbrief hieronder:

Kale brief

Merk op dat het geen aanhef, adres, etc. heeft, omdat die allemaal later als velden in onze standaardbrief zullen worden toegevoegd. Het eerste dat u moet doen, is klikken op Ontvangers selecteren op het tabblad Mailings:

Selecteer Ontvangers

Hier voegt u de mensen toe die de brief zullen ontvangen of importeert u een lijst uit een databasebestand.

Dropdown ontvanger

U kunt klikken op Nieuwe lijst typen als u de lijst in Word zelf wilt maken. Klik op Bestaande lijst gebruiken om te importeren. In dit voorbeeld typen we gewoon de lijst.

Adreslijst

Opmerking: wanneer u de lijst met ontvangers gaat opslaan, vraagt ​​Word u om een ​​locatie op uw harde schijf om het gegevensbestand op te slaan dat wordt gemaakt.

Zodra u uw lijst met ontvangers hebt opgeslagen, zult u merken dat op veel van de pictogrammen op het lint Mailings nu kan worden geklikt.

Om te beginnen met het toevoegen van velden aan uw standaardbrief, klikt u op een plek in uw document om aan te geven waar u het veld wilt plaatsen en klikt u vervolgens op Adresblok.

Adresblok

Dit zal het dialoogvenster Adresblok invoegen openen.

Klik op OK om met het standaardformaat te gaan en je zou iets moeten krijgen dat er als volgt uitziet:

Adresblok ingevoegd

Voeg vervolgens een Enter toe na het adresblok om uw tekst langs een regel te verplaatsen en klik vervolgens op het pictogram Groetlijn:

Groet lijn pictogram

Dit zal het dialoogvenster Begroetingsregel invoegen openen.

woord groet lijn

Nogmaals, laten we gaan met het standaardformaat en klik gewoon op de OK knop.

Markeer vervolgens waar het zegt , klik met de rechtermuisknop, kies Alinea en vink het vakje aan naast Geen ruimte toevoegen tussen alinea's van dezelfde stijl.

Hierdoor blijft het adresblok correct in elkaar hangen in plaats van een lege regel tussen elk deel ervan.

voeg geen ruimtewoord toe

Klik vervolgens op het pictogram Voorbeeldresultaten op het tabblad Mailings op het lint.

voorbeeldresultaten bekijken

In plaats van de adresblokveldindicator, zou u nu de daadwerkelijke inhoud in het Word-document moeten zien.

Eerste voorbeeld

Als u klaar bent met voorvertonen, klikt u op het pictogram Voorbeeldresultaten om voorvertoning uit te schakelen. Klik vervolgens net voorbij de om te zien hoe u andere velden toevoegt in uw document om dat uw huidige positie te maken en klik vervolgens op het pictogram Samenvoegveld invoegen.

Direct samenvoegen veldpictogram

Je zou zoiets als dit moeten krijgen:

Instant veld

Kies Land of regio en klik vervolgens op de knop Invoegen.

Samenvoegveld ingevoegd

Klik nogmaals op het pictogram Voorbeeldresultaten om te zien hoe het eruit ziet. Hier is mijn voorbeeld hieronder:

Land toegevoegde voorbeelden

Nu de standaardbrief correct is ingesteld, kunt u meer geavanceerde dingen doen, zoals het instellen van regels. Met regels kunt u bepaalde tekst voor bepaalde ontvangers weergeven en voor andere verbergen. Klik om te beginnen op de knop Regels.

Reglement

Je ziet een vervolgkeuzemenu met verschillende opties zoals Vragen, Invullen, enz.

Dropdownmenu regels

Laten we voor ons voorbeeld Als ... Dan ... Anders kiezen, wat ons naar het volgende dialoogvenster zal brengen:

mail merge regels

Wijzig de Veldnaam: in Land_of_ Regio en typ USA in het veld Vergelijken met:. Voeg vervolgens wat tekst toe aan de vakken waar staat Deze tekst invoegen en Anders deze tekst invoegen.

Als de ontvanger in dit voorbeeld in de VS woont, krijgt hij de tekst Merry Christmas in zijn brief, terwijl iedereen de boodschap Seasons Greetings krijgt.

Zo ziet het eruit als u op de knop OK en vervolgens op de knop Voorbeeldresultaten klikt.

Voeg Merry Christmass-bericht toe

Let vervolgens op het gedeelte Voorbeeldresultaten:

Voorbeeldresultaten sectie

Hier kunt u op de pijlknoppen klikken (wanneer Voorbeeldresultaten is ingeschakeld) links en rechts van het nummer om door alle letters te bladeren die worden verzonden. Op deze manier kunt u ervoor zorgen dat al uw brieven er goed uitzien voordat ze worden afgedrukt of per e-mail worden verzonden.

Opmerking: De menukeuze voor overeenkomende velden onder Regels is voor het matchen van veldnamen in een database met koptekstnamen in uw ontvangerslijst.

Gebruik de knop Markeer samenvoegvelden om het gemakkelijker te maken om te zien waar u velden in uw document hebt ingevoegd.

Markeer velden

Het is een schakelaar die u naar eigen inzicht kunt in- en uitschakelen. Als u ten slotte tevreden bent met uw brief, klikt u op het pictogram Voltooien en samenvoegen:

Voltooien en samenvoegen

Je zou dit dropdown-menu moeten krijgen met drie opties.

Finish & Merge Dropdown

Kies Afzonderlijke documenten bewerken om ervoor te zorgen dat Word al uw brieven samenvoegt tot één groot document dat u kunt bekijken voordat u het afdrukt of als e-mail verzendt.

Zoals u kunt zien, is het maken van standaardbrieven met Word niet langer het karwei dat het ooit was en kunt u snel en gemakkelijk documenten maken en verzenden. Als je vragen hebt, reageer dan gerust. Genieten!