Clouddiensten zoals Dropbox hebben de manier veranderd waarop we allemaal onze computers en mobiele apparaten gebruiken. Wanneer hebt u voor het laatst bestanden van uw werk op een USB-stick meegenomen? Een soms vervelend aspect van het gebruik van cloudservices is echter dat de functies en interfaces veranderen naar de grillen van de platformeigenaar. Wie kan alle aanpassingen bijhouden?

Dus hier zijn enkele nieuwe (en oude maar bijgewerkte) tips om Dropbox effectiever te gebruiken. Als je apathisch bent voor je cloudgebaseerde harde schijf, kan een van deze hete tips je er misschien weer enthousiast over maken.

Dropbox-bestanden herstellen

Hoewel je op het eerste gezicht slechts één kopie van je gegevens in Dropbox ziet, heeft de service eigenlijk een doorlopend venster waarnaar je voor elk bestand kunt terugkeren. Het venster verschilt tussen gratis en betaalde accounts, maar gratis gebruikers kunnen alle wijzigingen van de afgelopen 30 dagen herstellen.

U kunt individuele bestanden en mappen handmatig herstellen. Als je je hele Dropbox echter terug moet zetten naar een eerdere tijd (vanwege bijvoorbeeld een ransomware-aanval), moet je een e-mail sturen naar Dropbox-ondersteuning.

  • Als je deze functie wilt gebruiken, log je in op Dropbox.com, klik je op Bestanden en vervolgens op verwijderde bestanden.
  • Kies het bestand dat u wilt herstellen, klik erop en klik vervolgens op herstellen.
  • Uw bestanden zouden nu weer op hun plaats moeten zijn.

Twee-factor-authenticatie gebruiken op Dropbox

Laten we eerlijk zijn, het huidige wachtwoordgebaseerde systeem dat de meeste sites gebruiken, is niet perfect. We horen constant over nieuwe datalekken en hacks waarbij gebruikersgegevens worden getoond. Als het gaat om een ​​service als Dropbox die waarschijnlijk gevoelige persoonlijke informatie bevat, is de behoefte aan een betere oplossing veel dringender.

Dat is waar tweefactorauthenticatie een rol speelt. Het combineert twee afzonderlijke verificatiebronnen, zoals een wachtwoord en een eenmalige pincode voor de telefoon, om het voor hackers veel moeilijker te maken om bij je spullen te komen.

Hier leest u hoe u tweefactorauthenticatie op Dropbox gebruikt:

  • Log in op de site. Klik op uw accountfoto en klik vervolgens op instellingen.
  • Klik op het tabblad beveiliging en schakel authenticatie in twee stappen in.
  • Klik vanaf hier op Aan de slag en volg de instructies.

Zodra het proces is voltooid, heb je veel meer beveiliging voor je beschamende poëziecollectie.

LAN-synchronisatie gebruiken om lokale Dropbox-machines te versnellen

De meeste mensen hebben tegenwoordig meerdere apparaten en als je thuis vast internet hebt, heb je ook een klein LAN via je router. Als uw verschillende verbonden machines allemaal Dropbox via internet synchroniseren, kan dat een flinke deuk in uw bandbreedte veroorzaken.

Door LAN-synchronisatie te activeren, delen apparaten die zijn verbonden met hetzelfde LAN- en Dropbox-account onderling bestanden. Wat betekent dat u niet steeds dezelfde gegevens downloadt.

  • Klik met de rechtermuisknop op het Dropbox-pictogram in het systeemvak om het te activeren of te controleren of het is geactiveerd.
  • Klik op het tandwielpictogram en kies voorkeuren.
  • Klik op het tabblad Bandbreedte en controleer onder Lan Sync of er een vinkje staat.

Nu zullen uw apparaten goed spelen en hun gegevens met elkaar delen.

Camera Upload Rocks voor iOS-gebruikers

Hoewel Android-gebruikers hun foto's gemakkelijk en moeiteloos in hun Google Drive kunnen vinden, zijn iOS-gebruikers beperkt tot het gebruik van iCloud, dat iets minder elegant in gebruik kan zijn. Gelukkig biedt Dropbox een automatische camera-uploadfunctie die ook op Android werkt, maar voor iOS-gebruikers is het vooral handig.

  • Open de Dropbox-app om te controleren of de camera-upload is ingeschakeld. Tik op Account.
  • Tik op Camera-uploads.
  • Schakel uploads naar wens in.
  • Nu gaan je snaps automatisch naar je Dropbox.

Selectieve synchronisatie bespaart u verspilde bandbreedte en ruimte

Op desktop- en laptopcomputers synchroniseert Dropbox standaard elke map. Voor de meeste mensen is dit prima, maar als u alleen bepaalde mappen nodig hebt die met een specifiek apparaat zijn gesynchroniseerd, kunt u selectieve synchronisatie gebruiken om ervoor te zorgen dat alleen relevante mappen naar dat apparaat worden gedownload.

  • Om het te activeren, klik je met de rechtermuisknop op het Dropbox-pictogram in het systeemvak.
  • Klik op het tandwielpictogram en kies voorkeuren.
  • Klik op het tabblad Synchroniseren.
  • Klik op selectieve synchronisatie en verwijder het vinkje naast alles wat u niet wilt synchroniseren. Nu nemen die mappen geen ruimte of bandbreedte in voor die specifieke machine.

Maak belangrijke bestanden "offline beschikbaar" op mobiele apparaten

Standaard downloadt Dropbox helemaal niets naar uw mobiele apparaat. Het laat je gewoon alle bestanden in de app zien, die worden gedownload als je ze probeert te openen. Dit is duidelijk een maatregel om met dure gegevens en beperkte opslag op telefoons om te gaan.

U kunt echter specifieke bestanden markeren om ervoor te zorgen dat ze altijd up-to-date zijn en beschikbaar zijn op uw apparaat, zelfs als u geen internetverbinding heeft.

Het is een fluitje van een cent. Tik in je Android- of iOS-app op de drie stippen naast een bestand en tik op offline beschikbaar maken. Nu zijn ze altijd beschikbaar totdat u het proces ongedaan maakt. Houd er rekening mee dat dit nu een betaalde functie is van DropBox Plus.

Gebruik Dropbox & "Open met" integratie om bestanden direct te bewerken

Het bewerken van een Word- of ander Office-bestand vanuit de gesynchroniseerde map op uw computer kan niet eenvoudiger. Het enige dat u hoeft te doen, is het zoals gewoonlijk te openen en vervolgens op te slaan wanneer de bewerkingen zijn voltooid. Het probleem komt wanneer u snel een bestand moet bewerken vanaf een computer die geen gesynchroniseerde map heeft.

Gelukkig kun je met Dropbox nu een bestand van de website rechtstreeks in de app openen en de bewerkingen automatisch opslaan. Dit voorkomt dat u het bestand handmatig downloadt, bewerkt, uploadt en vervolgens het origineel verwijdert of hernoemt.

Hoe Open With op Dropbox te gebruiken:

  • Open het bestandsvoorbeeld op Dropbox, klik op Openen met en selecteer de juiste app. In het geval van een Word-bestand is deze correcte toepassing natuurlijk Word.

Het bestand wordt geopend in Word, waar u het zoals gewoonlijk kunt bewerken. Na het opslaan en sluiten van het bestand, worden de wijzigingen onmiddellijk weergegeven in het online Dropbox-bestand.

Gebruik Dropbox-papier om naadloos samen te werken en te werken

Dropbox wordt snel veel meer dan alleen een plek om documenten op te slaan en te delen. Er is zware concurrentie van onder meer Google en Microsoft, die hun cloudopslagoplossingen integreren met cloudgebaseerde productiviteitstools.

Papier is een hulpmiddel voor samenwerking waarbij teamleden tegelijkertijd kunnen samenwerken. Dropbox heeft het niet ontworpen als een alternatief voor Google Docs. Het is ook een algemene werkruimte waar teams op afstand projecten kunnen uitvoeren. Je kunt Paper gebruiken om notities te maken, te brainstormen en projecten te plannen, terwijl je gebruik maakt van alle bronnen die je hebt opgeslagen in je gedeelde Dropbox-cloudruimte.

Papier kan worden gebruikt via een browserinterface of via speciale Android- en iOS-apps.

Dropbox integreren met G Suite

Dropbox Paper is een slimme, minimalistische samenwerkingstool. Het is echter zeker geen serieuze vervanging voor de productiviteitswolk-apps die u krijgt met Google's G Suite. G Suite is de betaalde, bedrijfsgerichte versie van de Google Cloud-apps die we allemaal kennen en waarderen.

Als je werkplek zowel Dropbox als G Suite gebruikt, is het nu mogelijk om deze twee samen te voegen met Dropbox voor G Suite. Het is een van de meest gelikte integraties van twee totaal verschillende cloudservices die tot nu toe zijn gezien en de voordelen zijn behoorlijk groot. Door Dropbox voor G Suite te gebruiken, kunt u native Google-bestandsindelingen opslaan in uw Dropbox-bestandsopslag. Documenten, spreadsheets en presentaties staan ​​dus naast uw normale Office-documenten.

Daarover gesproken, met deze integratie kunt u ook documenten in Office-indeling rechtstreeks vanuit uw Dropbox bewerken met de bewerkingshulpmiddelen van Google - zonder ze helemaal te hoeven converteren. Met deze optie hoeft u niet langer een moeilijke keuze te maken tussen twee van de toonaangevende cloudopslagproviders.

Breng Dropbox in Slack

Net zoals G Suite voor veel bedrijven essentieel is geworden, is Slack een cruciaal teambeheer- en communicatietool geworden. Het is een uitstekende manier om mensen via een computernetwerk samen te laten werken, maar Slack mist goede bestandenopslag- en beheertools.

Gelukkig heeft Dropbox opnieuw erkend dat het nodig is om deze twee producten te fuseren en heeft Slack officiële integratie geboden.

Je kunt Slack-gesprekken starten vanuit Dropbox zelf, met betrekking tot specifieke bestanden. Je kunt Dropbox-bestanden rechtstreeks naar mensen sturen via Slack en Dropbox Paper-documenten kunnen ook rechtstreeks vanuit Slack worden geopend en eraan worden samengewerkt.

Als je zowel Dropbox als Slack gebruikt, vermindert deze functie de hoeveelheid onfatsoenlijke fudging die je momenteel moet doen.

Outside-the-box denken

Dit zijn slechts een paar manieren waarop je Dropbox effectiever kunt gebruiken, maar de community komt ook met tal van niet-officiële 'hacks' en Dropbox zelf blijft hard werken om de concurrentie voor te blijven. Je zou letterlijk een boek kunnen schrijven over alle dingen die mogelijk zijn met deze ogenschijnlijk eenvoudige cloudservice.